Ohjelmiston valinta matkailualan yrityksen tarpeisiin

Kotitehtävänä oli etsiä sivustolta www.capterra.com 3 matkailutoimialalle suunnattua ohjelmistoa tarkempaan tarkasteluun. Capterra-sivusto auttaa yrityksiä löytämään niiden tarpeisiin soveltuvia ohjelmistoja yli 300 kategorian joukosta. Jos löysi ohjelmiston, jossa oli useampi kuin yksi seuraavista ominaisuuksista riitti tarkasteltavaksi 2 ohjelmistoa:

a) Online Booking -ohjelmisto
b) POS-ohjelmisto
c) CRM-ohjelmisto

Ohjelmiston etsiminen

Etsin ohjelmistoja kategoriasta ”Tour Operator” ja valitsemalla seuraavat suodatukset: 10–49 käyttäjää sekä ominaisuudet ”activities booking”, ”customer management” ja ”payment processing”. Näillä hakukriteereillä löytyi 59 ohjelmistoa. Hakutulosten perusteella päätin valita tarkasteltavaksi kaksi ohjelmistoa, joista löytyy arvosteluja muilta käyttäjiltä ja joilla on omat nettisivut. Hakutuloksissa seitsemän ensimmäistä olisivat potentiaalisia vaihtoehtoja. Jotta valinta olisi vielä helpompaa, päätin käydä läpi ne, joissa olisi yli 10 arvostelua muilta käyttäjiltä. Näin vaihtoehdoiksi jäi enää 4 ohjelmistoa, joista lopulta valitsin tarkasteltavaksi Travel Management Software -ohjelmiston ja TrekkSoft-ohjelmiston.

TrekkSoft (Tour Operator Software)

Katso kuvaus Trekksoftista Capterran-sivuilla

TrekkSoft on sveitsiläinen, vuonna 2010 perustettu startup-yritys. Se tarjoaa matkanjärjestäjien ja ohjelmapalveluiden tuottajien tarpeisiin räätälöitävän ohjelmistopalvelun. Ohjelmistolla voi rakentaa esimerkiksi verkkosivut, varausjärjestelmän ja mobiilisovelluksen varausten hallintaan. Lisäksi se mahdollistaa resurssien hallinnan sekä kansainvälisen maksuliikenteen. Ohjelmistolla voi ottaa vastaan varauksia ja maksuja reaaliajassa, miltä tahansa päätteeltä. Trekksoft on nykyään käytössä yli 450 matkanjärjestäjä- ja ohjelmapalveluyrityksellä. Vuonna 2014 ohjelmiston kautta suoritettiin noin 10 miljoonan Sveitsin frangin arvosta online-luottokorttimaksuja (1 EUR = 1.0777 CHF). 

Ohjelmistolla voi luoda yritykselle verkkosivut tai varausjärjestelmän voi integroida olemassa oleviin WordPress, Joomla, Wix tai Drupal-verkkosivujen sisällönhallintajärjestelmään. Ohjelmiston nettisivuilla korostetaan responsiivisuutta monessa kohtaa - niin verkkosivujen luomisessa kuin asiakkaiden käyttökokemuksessa. 

Lisäksi ohjelmiston lisäosalla ”TrekkSoft Channel Manager” eli jakelukanavien hallinnointijärjestelmällä yrityksen palvelut voivat helposti olla myynnissä useassa kanavassa reaaliajassa oikealla tarjonnalla ja hinnalla. Yritys voi itse päättää missä kanavissa se haluaa näkyä: online-kumppanien tai paikallisten kumppanien jakelukanavissa, hotelleissa, matkanjärjestäjien kanavissa jne.

Saatavuuden ja varaston hallinnointiin liittyen ohjelmistosta kerrotaan seuraavaa:

• Hallinnoi varauksia ja maksuliikennettä yhdestä paikasta
• Näe tulevat varaukset miltä tahansa laitteelta ja säädä helposti saatavuutta
• Pidä asiakkaasi ajan tasalla automaattisilla vahvistussähköposteilla
• Kasvata myyntiä asiakkaille annettavilla vouchereilla ja alennuksilla
• Käytä TrekkSoftin vuokrauspalvelua varastonhallintaan ja vältät ylibuukkaukset

Palveluiden maksemiseen liittyen ohjelmistosta kerrotaan seuraavaa:

• TrekkSoftin online-varausjärjestelmä ja -maksaminen säästävät yrittäjän aikaa ja rahaa, mutta avaavat oven useammalle asiakkaalle
• Hyväksy etukäteis- ja varausmaksuja, kansainvälisiä maksuja ja useita eri valuuttoja
• Käytä joko TrekkSoftin Payment Gateway -lisäpalvelua tai yhdistä järjestelmä omaasi kuten esimerkiksi PayPaliin

Demo ohjelmistosta:

Ohjelmiston hinta

TrekkSoft-ohjelmiston voi räätälöidä yrityksen tarpeisiin sopivaksi. Silloin ei luonnollisestikaan ole yhtä hintaa, vaan hinta riippuu siitä mitä palveluja ohjelmistosta halutaan ottaa yrityksen käyttöön. TrekkSoft on pilvipalvelu (SaaS eli ”Software as a Service” -ratkaisu), jossa tietokoneelle ei tarvitse asentaa uusia laitteistoja tai ohjelmistoja, eikä käyttöönotosta näin ollen aiheudu investointikustannuksia.  TrekkSoft perii pienen kustannuksen jokaisesta online-tapahtumasta. Palvelusta ei aiheudu myöskään ylläpitokustannuksia. Kaikkia versioita voi kokeilla ilmaiseksi 14 päivän ajan. 

Hinnoittelumalli:

• Standard 29 / USD / kuukausi
• Premium 79 / USD / kuukausi
• Professional 199 / USD / kuukausi
• Proconnect 299 / USD / kuukausi

Kaikkiin paketteihin sisältyy vähintään seuraavat ominaisuudet:

• koulutus ja tuki
• verkkosivujen rakennus
• responsiivinen design ja teemat
• sisällönhalinntajärjestelmä, mahdollista usealla eri kielellä
• varausjärjestelmä, maksujärjestelmä (POS)
• Wordpress- ja Joomla-kytkentä
• oma domain
• Kanavanhallintajärjestelmä, joka jälleen myy palvelua eri kumppanien ja kanavien kautta
• Mobiilisovellus varaustenhallintaan 

Tutustu tarkemmin Trekksoftin hinnoitteluun. 

Millaiselle yritykselle palvelu sopii –  käyttäjien kokemukset

Alla olevassa kuvassa on 21 käyttäjän antama arvosana ohjelmistolle, jossa se on saanut täyden arvosanan (5) niin yleisesti ohjelmistosta kuin yrityksen asiakaspalvelusta. Helppokäyttöisyys on saanut arvosanaksi 4,5/5, eli lähes täydet sekin.

Muutaman käyttäjän kommentti:

Risan Meintjes, Operations Manager at Outdoor Interlaken AG: “After using this software for a number of years now it is still satisfying to know there is no end to the technology. Great to have the Trekksoft team behind you developing tailor made solutions for our segment of the market. Can't wait to see what's next!”

Katie Ewing, Bus2alps:

“I have been using Trekksoft for three years. It has been easy to learn and manage. We are able to actively manage our trip's capacities, while also designing our CMS page with many different options. Our guests are able to easily sign up for our trips, and the payment process is seamless online. I have used other booking systems in the past, and Trekksoft is more useful for our company as well as our guests!”

Risan Meintjes on Operations Manager yrityksessä Outdoor Interlaken AG. Outdoor Interlaken tarjoaa elämyspalveluja Sveitsissä talviurheilulajeista kesän aktiviteetteihin. Yrityksen nettisivujen kautta voi varata heidän palvelujaan, kuten esimerkiksi aloittelijan lumilautailutunnin. Meintjes on vakuuttunut ohjelmiston teknologiasta ja toteaa, ettei malta odottaa mitä Trekksoft seuraavaksi keksii. Trekksoft on myös tarjonnut heidän yritykselleen ja asiakaskunnalleen räätälöityjä sovelluksia.

Katie Ewing Bus2alps-yrityksestä puolestaan sanoo käyttäneensä aiemmin muitakin varausjärjestelmiä, mutta Trekksoft on heidän yritykselleen ja asiakkailleen paljon käyttökelpoisempi kuin aiemmat. Bus2alps järjestää matkoja opiskelijoille yli 40 kohteeseen Euroopassa, Pohjois-Afrikassa ja Aasiassa.

Mitä enemmän tutkin ohjelmistoa, sitä enemmän vakuutuin, että se vastaa hyvin kohderyhmänsä tarpeisiin. Ohjelmisto on monipuolinen ja nykyaikainen, sekä lisäksi hinnoittelu kuulostaa kohtuulliselta. Lukemani perusteella voisin uskoa tämän ohjelmiston sopivan hyvin monelle suomalaiselle pienelle matkanjärjestäjä- ja ohjelmapalveluyritykselle. 

Travel Management Software - suitable for travel agency both B2B & B2C

Katso kuvaus Techno Heavenin ohjelmistosta Capterran-sivuilla

Techno Heaven Consultancy on perustettu vuonna 2009 ja se tarjoaa laajan valikoiman internet-palveluja, kuten verkkosivujen suunnittelua, verkkokaupparatkaisuja, software-kehitystä, sähköpostimarkkinointia ja hakukoneoptimointia. Travel Management Software (TMS) (http://unbouncepages.com/techno-heaven-travel-management-software/), yksi yrityksen tuotteista, on matkatoimistoille suunniteltu ohjelmisto.  TMS-ohjelmiston avulla matkatoimistot saavat raportteja asiakkaistaan, se myy asiakkaan tarjoamaa tuotetta saatavuuteen ja hinnoitteluun perustuen, sen avulla voi lisätä dokumentteja, kuvauksia, videoita, karttoja ja kuvia tuotekuvauksiin. Se hallinnoi alennuksia, tarjouksia, maksupolitiikkaa, saatavuutta ja oleskeluun liittyviä rajoituksia. TMS on suunniteltu auttamaan matkailualan yrityksiä kuten matkanjärjestäjiä, matkatoimistoja ja matkakohteessa järjestelyistä vastaavia yrityksiä vastaamaan asiakkaidensa tarpeisiin. Se on kaiken kattava matkanhallinnointisovellus, johon on integroitu online-varaaminen, back-office-toiminnot, yhteystietojen hallinnointi ja jakelukanavat.

Ohjelmiston tärkeimpiä ominaisuuksia:

• Majoitusten, aktiviteettien ja räätälöityjen pakettien varaaminen
• CRM
• GDS / OTA integraatio
• Matkaohjelman suunnittelumahdollisuus
• Online-maksamisen mahdollisuus
• Hinnoittelun ja tarjousten hallinta
• Varausten hallinta

Muita hienouksia:

• Mobiiliystävällinen sovellus
• Ostoskori-toiminto
• Tukee useita eri valuuttoja
• Maksujen hallinnointi
• Käyttäjien hallinnointi

Demo ohjelmistosta:

Ohjelmiston hinta

En löytänyt yrityksen nettisivuilta tietoa ohjelmiston hinnoittelusta. Sivuilla on mahdollisuus jättää tarjouspyyntö. Kysyin hinnoittelusta chatissa asiakaspalvelijalta, joka näytti minulle esimerkin heidän suomalaisen asiakkaansa nettisivuista. Asiakaspalvelija kysyi mitä yritystä edustan ja linkkiä nettisivuille. Kerroin, että olen opiskelija ja teen vertailua eri matkailutoimialalle suunnitelluista ohjelmistoista. Tämän jälkeen asiakaspalvelija vielä kysyi, onko minulla listaa matkatoimistoista, johon vastasin ettei ole, ja että tutkin asiaa yleisemmällä tasolla. Tähän sain vastauksen ”Ok, thanks bye”. 

Todennäköisesti hinnoittelu riippuu siitä mitä ominaisuuksia otetaan käyttöön. Ohjelmisto on myös toteutettu pilvipalveluna, joten sen käyttöönotosta ei pitäisi aiheutua ainakaan suuria kustannuksia. Myös suomalaisen asiakkaan antamassa arviossa todetaan hinnoittelun olevan kilpailukykyinen.

Millaiselle yritykselle palvelu sopii – käyttäjien kokemukset

Alla olevassa kuvassa on 15 käyttäjän antama arvosana ohjelmistolle, jossa se on saanut täyden arvosanan (5) kaikista osa-alueista: yleisesti, helppokäyttöisyys ja asiakaspalvelu.

Muutaman käyttäjän kommentti:

Helena, CEO, We Travel Oy

”Tilasimme Techno Heavenin kautta varausjärjestelmän, matkahallintajärjestelmän sekä uudet kotisivut yrityksellemme. Olemme olleet erittäin tyytyväisiä saamaamme palveluun sekä itse järjestelmään. Varausjärjestelmä rakennettiin vastaamaan meidän tarpeitamme ja pyytämämme muutokset otettiin hyvin huomioon. Voin suositella Techno Heavenia kaikille matkanjärjestäjille, jotka etsivät kilpailukyistä varaus- ja matkahallintajärjestelmää.”

Tejas Shah, Manager, imonholidays

”We are facing lots of issue in our business But Techno heaven Company eliminates that problem. The Travel banner is the best way to communicate with your customers. 

Techno heaven Company had done that job. Really, it is a great job. Thank you so much for improving my business. Increased my customers & booking.”

We Travel on matkanjärjestäjä, jonka kautta voi varata lomamatkoja sekä opastettuja kiertomatkoja etenkin Eurooppaan ja Balkanin alueen maihin. Lisäksi We Travel on alkanut syksyllä 2015 myydä lomalentoja Kroatiaan.

Imonholidays on täyden palvelun kohdejärjestelyjä tekevä matkatoimisto. Yritys auttaa asiakkaitaan mm. viisumin hankinnassa, hotelli- ja lentovarauksissa, kuljetuksissa jne. Tejas Shah yrityksestä sanoo, että heidän alallaan on paljon haasteita, jotka on pystytty ratkaisemaan Techno heavenin avulla.

Myös Techno Heavenin ohjelmisto vaikuttaisi sopivan monen suomalaisen matkatoimiston, matkanjärjestäjän ja ohjelmapalveluyrityksen tarpeisiin. Ehkä verrattuna Trekksoftiin sen pääpaino on matkatoimisto- ja matkanjärjestäjän puolella, kun taas Trekksoftia voisi suositella ohjelmapalveluja tarjoavalle yritykselle. Suosittelujen, ohjelman esittelyn ja hinnoittelun puolesta molemmat ohjelmistot olisivat varteenotettavia vaihtoehtoja matkailualan pk-yritykselle.